Constitution et règlements

Règlement 1 : Modification de la Constitution et des Règlements

• Tout avis de modification de la Constitution ou des Règlements doit être soumis par écrit au Secrétaire au moins un mois avant l'Assemblée générale annuelle où il sera examiné. Cet avis doit être envoyé par le Secrétaire aux membres, soit par courriel, soit dans le bulletin d'information, avant l'Assemblée générale.
• Les modifications à la Constitution et aux Règlements nécessitent un vote majoritaire des membres présents à l'Assemblée générale annuelle.

Règlement 2 : Nomination et élection des dirigeants et des vérificateurs

• Le Comité exécutif, dès son entrée en fonction, nomme un Comité de nomination composé de cinq membres pour préparer une liste de candidats avant l'Assemblée générale annuelle.
• Des nominations supplémentaires peuvent être acceptées à l'Assemblée générale annuelle.
• Chaque candidature doit recevoir l'accord du candidat.
• Si plusieurs candidats sont proposés pour un poste, une élection à bulletin secret est organisée lors de l'Assemblée générale annuelle.
• Deux vérificateurs doivent être nommés lors de l'Assemblée générale annuelle.

Règlement 3 : Durée des mandats

• Le Président exerce ses fonctions pendant un an, puis assume les fonctions de Président sortant et de Secrétaire pour un an. Le Vice-Président exerce ses fonctions pendant un an avant de devenir Président. Le Trésorier et les membres supplémentaires (Members-at-Large) exercent leurs fonctions pendant deux ans.
• Un poste vacant au sein du Comité exécutif survient si le poste du membre en tant que directeur est interrompu durant son mandat, si le membre démissionne ou en cas de décès. Tout poste vacant au sein du Comité exécutif est comblée par une nomination du Comité exécutif.

Règlement 4 : Finances

• L'année fiscale coïncide avec l'année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
• La cotisation annuelle des membres est déterminée à l'Assemblée générale annuelle, et toute modification entre en vigueur au 1er janvier de l'année suivante. Les cotisations doivent être réglées avant le 31 janvier de l'année en cours, après réception de la facture, et payables au CCUBC/CUDBC.
• Les dépenses nécessaires aux réunions du Comité exécutif et de l'organisation sont couvertes par l'organisation. Des frais d'inscription peuvent être exigés pour toute réunion organisée par l'organisation.
• Chaque nouveau Trésorier est autorisé, par une motion lors de l'Assemblée générale annuelle, à ouvrir un compte bancaire au nom de l'organisation, à signer des chèques et à régler toutes les factures.
• Le Président est également autorisé, lors de l'Assemblée générale annuelle, à signer des chèques et à régler toutes les factures. Cette autorité est utilisée uniquement si le Trésorier est dans l'incapacité de remplir ces fonctions.
• Un audit annuel est effectué et distribué aux membres.
• Le Trésorier fait un rapport sur l'état actuel des finances de l'organisation lors de l'Assemblée générale annuelle.
• Le Trésorier sortant dispose de 30 jours après la fin de l'année fiscale pour clôturer les comptes et les faire vérifier. Les comptes et les actifs sont normalement transmis au nouveau Trésorier lors de l'Assemblée générale annuelle.

Règlement 5 : Réunions

• Une réunion du Comité exécutif a lieu chaque printemps à Ottawa, combinée à des rencontres avec des hauts fonctionnaires des ministères et agences fédérales concernés, ainsi qu'avec des parlementaires.
• Une Assemblée générale annuelle a lieu chaque automne, la date et le lieu étant déterminés par le Comité exécutif après consultation des membres.

Règlement 6 : Langues de l'organisation

• La Constitution et les Règlements sont disponibles en anglais et en français.